Référents et désignations
Vous n’avez pas à savoir quels référents désigner. C’est le travail de l’application.
Selon votre effectif et vos activités, plusieurs désignations peuvent vous concerner : l’application vous dit lesquelles, et lesquelles ne vous concernent pas. Le sujet n’est donc pas la liste, que vous trouverez partout, mais le tri : lesquelles, chez vous, maintenant.
Copilote Sécurité fait ce tri à partir de ce que vous avez déjà renseigné, édite l’acte de désignation et l’affichage en PDF, et vous prévient quand la formation d’une personne désignée arrive à échéance.
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Le tri, pas la liste
La liste des référents circule partout. Elle est exacte, et elle ne vous avance à rien : elle mélange des désignations qui s’imposent à toutes les entreprises, des désignations qui n’apparaissent qu’à partir d’un seuil d’effectif, et des désignations qui ne concernent que ceux dont l’activité les appelle.
Certaines arrivent avec la taille : elles apparaissent le jour où votre effectif franchit un seuil, quoi que vous fabriquiez. C’est le cas du référent harcèlement désigné par l’employeur (art. L.1153-5-1) ou du référent handicap (art. L.5213-6-1). D’autres n’ont rien à voir avec la taille et tout à voir avec le métier : pas de tableau électrique à consigner, pas d’habilitation électrique à délivrer ; aucun traitement de données à grande échelle, pas de délégué à la protection des données imposé.
Confondre les deux logiques produit les deux erreurs que l’on rencontre le plus souvent : désigner des référents dont personne n’a l’usage, ou passer à côté d’une désignation que votre activité rendait nécessaire depuis longtemps. L’application vous dit, pour chaque désignation, ce qui la déclenche chez vous, ou pourquoi elle ne vous concerne pas.
Les seuils
Trois seuils d’effectif structurent la plupart des obligations dont on parle ici. Ils ne se franchissent pas le jour où vous signez un contrat de travail : chacun a ses propres conditions, et la plus mal connue est celle des douze mois consécutifs.
11 salariés
L’effectif doit être atteint pendant douze mois consécutifs. Un pic d’activité de trois mois ne déclenche donc rien, et c’est une nuance qui change beaucoup de calendriers.
art. L.2311-2
50 salariés
En dessous de ce seuil, les actions de prévention sont consignées dans le document unique sans prendre la forme d’un programme annuel distinct.
art. L.4121-3-1
250 salariés
Ce référent-là est celui de l’employeur. Il ne se confond pas avec le référent désigné parmi les membres du CSE, qui répond à une autre logique.
art. L.1153-5-1
Ces informations sont données à titre général et ne constituent pas un conseil juridique. Les conditions de décompte de l’effectif et les modalités propres à chaque obligation peuvent varier selon votre situation.
Les désignations
Chacune avec ce qui la déclenche. Tout est écrit au conditionnel, parce que tout dépend de vous : la même phrase peut être une obligation chez votre voisin et une possibilité chez vous.
Dans les ateliers où sont accomplis des travaux dangereux, un membre du personnel au moins devrait avoir reçu la formation de secouriste nécessaire pour donner les premiers secours en cas d’urgence (art. R.4224-15). Beaucoup d’entreprises en forment plus que le strict nécessaire, et ce n’est pas du zèle : un secouriste en congés ne secourt personne.
L’employeur désigne un ou plusieurs salariés compétents pour s’occuper des activités de protection et de prévention des risques professionnels de l’entreprise (art. L.4644-1). À défaut de compétences disponibles en interne, il peut être fait appel à des intervenants extérieurs. C’est la désignation la plus universelle, et la plus souvent oubliée dans les petites structures.
Dans les entreprises qui emploient au moins deux cent cinquante salariés, un référent est désigné pour orienter, informer et accompagner les salariés en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes (art. L.1153-5-1).
Un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes est désigné parmi les membres du comité social et économique (art. L.2314-1). Cette désignation ne dépend donc pas directement de votre effectif, mais de l’existence de votre CSE, laquelle, elle, en dépend.
Dans les entreprises qui emploient au moins deux cent cinquante salariés, un référent est chargé d’orienter, d’informer et d’accompagner les personnes en situation de handicap (art. L.5213-6-1). En dessous de ce seuil, la fonction reste possible et souvent utile, mais elle relève de votre choix.
Sa désignation est obligatoire dans trois cas seulement : autorité ou organisme public, suivi régulier et systématique de personnes à grande échelle, traitement à grande échelle de données sensibles (art. 37 du règlement général sur la protection des données). Hors de ces cas, elle reste possible et volontaire.
L’employeur prend les mesures nécessaires pour que tout commencement d’incendie puisse être rapidement et efficacement combattu (art. R.4227-28). Selon la configuration de vos locaux et les matières que vous manipulez, une consigne de sécurité incendie et des exercices périodiques peuvent être prévus (art. R.4227-38 et suivants) : l’équipier de première intervention en est la traduction concrète.
Les opérations sur ou au voisinage des installations électriques supposent une habilitation délivrée par l’employeur, adaptée à la nature des opérations confiées (art. R.4544-9 et R.4544-10). C’est l’exemple le plus net du tri par activité : vous n’avez pas de tableau électrique à consigner, vous n’avez pas d’habilitation électrique à délivrer.
L’acte et sa validité
Une désignation qui n’existe que dans une conversation n’existe pas. Le jour où on vous la demande (inspection, audit d’un donneur d’ordre, réunion du CSE, suite d’un accident), ce que l’on attend, c’est un écrit daté, nominatif et signé.
L’application édite l’acte de désignation en PDF, prêt à signer, et l’affichage correspondant, prêt à imprimer. Ils reprennent la personne désignée, l’objet de la désignation, sa date et le texte qui la fonde.
C’est le point que presque personne ne tient : un acte signé il y a trois ans, un salarié dont la formation n’est plus valable depuis huit mois, et rien pour faire le lien entre les deux.
Dans l’application, la désignation est adossée à la formation qui la rend valable. Quatre-vingt-dix jours avant l’expiration, elle passe en « Échéance proche » ; le jour où la formation expire, la désignation n’est plus valide et l’obligation repasse en « Non conforme ». Vous préparez le recyclage avant, au lieu de découvrir l’écart après.
Le suivi des formations et des habilitations
La mise en route
Les désignations se déduisent de ce que vous avez déjà renseigné : votre effectif, votre secteur d’activité, vos sites et les formations de vos salariés. Le vocabulaire réglementaire n’est pas un prérequis : une aide en ligne et un didacticiel que vous relancez quand vous voulez restent accessibles dans l’application.
Le suivi des désignations fait partie de l’abonnement, au même titre que le document unique, les formations et les équipements : un seul abonnement, tous les modules compris. À partir de 29,17 € HT/mois, soit 350 € HT/an, pour 1 à 10 salariés sur un site. Au-delà, le prix suit votre effectif et votre nombre de sites. Il est facturé à l’année et reste le même chaque année, sans frais de mise en service.
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Ces informations sont données à titre général et ne constituent pas un conseil juridique.
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